Descubra o que é o briefing de projetos e-learning, quando utilizá-lo e quais parâmetros que não podem ficar de fora na reunião
Se você já participou de briefing de projetos e-learning, provavelmente, sabe que o esse é o momento perfeito para fazer a diferença e agregar valor, principalmente, por meio de um posicionamento estratégico e consultivo.
O briefing de projetos e-learning é a sua chance de demonstrar o quanto sua participação é relevante e indispensável, conduzindo a reunião, orientando as discussões e fazendo as perguntas certas.
Mesmo que você seja um Designer Instrucional Júnior e ainda não participe dessa etapa no desenvolvimento de soluções de aprendizagem, é importante que a conheça e esteja preparado para quando a oportunidade bater à sua porta.
Pensando nisso, neste artigo você vai descobrir:
- O que é (e o que não considero) Briefing
- Como escolher o formato de briefing ideal para cada projeto
- Os parâmetros iniciais que direcionam a reunião
- O papel do Designer Instrucional nessa etapa do projeto
Briefing de Projetos e-learning: Vá além das “Perguntas e Respostas”
Normalmente, as pessoas encaram o briefing como o momento de receber as informações do treinamento que será desenvolvido, o conjunto de desejos e as orientações sobre o que o cliente quer (ou não) que aconteça naquele curso.
Ele preenche o formulário de solicitação, responde às questões ali presentes e faz uma “encomenda sob medida” de uma solução de aprendizagem.
Sinceramente, eu não considero isso como Briefing. O problema é que esse modelo de “Perguntas e Respostas” torna a atuação do Designer Instrucional passiva e nos limita ao papel de executor de pedidos.
Nesse cenário, é como se aplicássemos a metodologia da confiança, ou seja, nós confiamos que o cliente entende o que e como o curso deve ser desenvolvido.
Agora, imagine que está com dor de cabeça e decide ir ao médico. Chegando no consultório, você diz o que está sentindo e descreve qual remédio ele deve te passar. Isso faz sentido?
Tenho certeza que não, certo? Não é dessa forma que eu, como Designer Instrucional, gostaria de atuar. E acredito que você também não.
Nós queremos ter voz, queremos construir o projeto de forma colaborativa, fazendo perguntas e tendo as respostas que precisamos.
“Então, o que é Briefing, Soani?”
A definição de Briefing que sigo e aplico na minha rotina é dada por Peter Philips, em seu livro “Briefing: A gestão do Projeto de Design”:
“Briefing é o preceito escrito para orientar o desenvolvimento de um projeto envolvendo a aplicação de Design.”
Na prática, isso significa que precisamos ir além do formulário de perguntas e respostas, e entender quais são os desejos, as necessidades e o contexto do cliente e do público-alvo.
Precisamos assumir nossa posição como especialistas em aprendizagem, em vez de seguir um documento religiosamente e sem discussão.
Como escolher o formato de briefing ideal para cada projeto
Se o formulário de perguntas e respostas não é o formato mais adequado de briefing, então como podemos escolher o ideal para o projeto?
Existem diversos formatos e tamanhos mais assertivos, porém, mais importante do que o modelo escolhido, é garantir que ele siga os 7 requisitos abaixo:
- Está adequado ao contexto da empresa;
- Facilita a leitura e o acompanhamento das atualizações;
- Disponível para todos os envolvidos;
- Reflete a complexidade do projeto
- Contém todas as especificações necessárias
- Entrega clareza sobre as expectativas
- Orienta o desenvolvimento do projeto
Se o modelo escolhido cumpre todos esses pontos, parabéns! É provável que seu documento de briefing esteja perfeito e já possa ser formalizado por escrito com os envolvidos.
A formalização por escrito é o que te ajuda a garantir que a comunicação não se perca e que todos estejam na mesma página.
Os parâmetros iniciais que direcionam a reunião de Briefing
Assim como um bom documento possui seus requisitos, existem alguns parâmetros que devem ser discutidos em qualquer reunião de briefing.
Eles são cruciais e vão direcionar tudo o que será discutido neste início de projeto.
Parâmetros Restritivos
Há 3 fatores que restringem o desenvolvimento de um e-learning e precisam ser mapeados antes de tudo.
Isso ajuda você, Designer Instrucional, a identificar a melhor solução de aprendizagem para o problema apresentado.
#1 Prazo
É comum recebermos demandas “pra ontem” quando, na verdade, o prazo era um pouco maior do que o informado.
Isso acontece porque o cliente tem medo de que o projeto não fique pronto na data necessária, então ele te passa uma data fictícia como plano de contingência.
O problema é que, ao fazer isso, ele limita suas possibilidades de criação, já que, provavelmente, você vai optar pela solução de desenvolvimento mais rápido, certo?
Por isso é essencial estabelecer uma relação de confiança e transparência com o cliente.
A partir disso, você consegue comunicar, com mais clareza, os impactos do prazo na estratégia e na qualidade da execução do projeto.
#2 Requisitos técnicos
Pensando que a solução desenvolvida será on-line, você precisa saber se os alunos têm os equipamentos necessários para acessá-la.
Desde acesso à internet até os requisitos mais específicos, como: sistemas instalados (quando o curso é sobre um sistema), acessórios (óculos de realidade aumentada, se for o caso), etc.
#3 Orçamento
Imagine que as expectativas do seu cliente estejam lá em cima (um game com tomada de decisão) e vocês começam a explorar as opções sem falar sobre a restrição orçamentária.
O resultado disso será uma frustração enorme para todos, certo? É por isso que falar sobre orçamento é um dos parâmetros iniciais que não podem ficar de fora da sua reunião.
Vale dizer que mapear restrições não significa dizer ao seu cliente “isso não dá para fazer”. Muito pelo contrário, essa é a sua chance de atuar de forma estratégica e consultiva, enxergando a oportunidade que existe a partir delas.
Conheça seu público-alvo
Além dos parâmetros restritivos, conhecer o público-alvo também é um fator que vai pautar as discussões no briefing.
Com isso, não falo apenas sobre as informações demográficas, você precisa mapear quais são os desejos e as dores dessas pessoas.
Elas têm fluência no ambiente digital? Sabem como acessar a plataforma de aprendizagem da empresa? Será que você precisa entregar algum material de apoio pós treinamento?
Tenha em mente que seu curso sempre estará disputando pela atenção do aluno, ou seja, saber com quem se fala é indispensável para um bom engajamento.
O papel do Designer Instrucional nessa etapa do projeto
Agora que você já sabe o que é o Briefing, como escolher o formato ideal e quais são os parâmetros que vão pautar a reunião, quero te contar sobre o papel do Designer Instrucional nessa etapa.
- Ter ideias: talvez você esteja pensando “Soani, mas eu não sou criativo…”, mas é, sim, seu papel como ter ideias. Então, busque referências e abasteça seu repositório periodicamente.
- Convencer pessoas: não basta ter ideias, o DI também precisa saber comunicá-las bem de modo a convencer as pessoas de que aquela é a melhor solução de aprendizagem.
- Mostrar os benefícios do Briefing: você precisa mostrar a importância da participação de todos nessa reunião. Fale sobre os benefícios e vantagens de se desenvolver um projeto de forma colaborativa.
Mesmo que ainda não tenha essa posição na sua empresa, as informações desse artigo com certeza vão te preparar para ter um posicionamento estratégico quando a oportunidade surgir.
Isso significa que você estará pronto para assumir seu papel como especialista em aprendizagem, e não apenas um profissional executor de pedidos.
E aí? Gostou do conteúdo? Então, comenta aqui embaixo qual foi sua parte favorita.
Olá! Gostei demais, trata o tema com objetividade e clareza. Destacando o reais gargalos dessa etapa fundamental para desenvolver o projeto! Obrigada por compartilhar.
Fico feliz que tenha gostado!
Obrigada pelo carinho em comentar <3