Processo de compra do LMS e erros a serem evitados

Neste artigo, você vai conhecer as etapas do processo de compra do LMS e, para que você não caia em armadilhas, vou compartilhar os 6 erros mais comuns ao negociar com um fornecedor.

Recentemente, publiquei um artigo sobre o que é uma plataforma LMS, quais são os benefícios e o que tipos de ferramentas que você precisa considerar ao escolher um LMS para seu negócio.

Como saber o que é e o que um LMS deve oferecer pode não trazer a clareza necessária sobre como contratar uma plataforma LMS, listei com mais detalhes as principais etapas do processo de compra.

Sem mais delongas, vamos lá:

Processo de compra do LMS

Existem 6 etapas que vão te ajudar a contratar a melhor plataforma para sua empresa.

#1 – Defina a necessidade

A primeira etapa do processo de compra do LMS é a definição da necessidade.

Qual o propósito de ter um LMS? Quais problemas serão solucionados com a compra de um LMS?

Procure respostas SMART (específico, mensurável, alcançável, relevante, temporal) para esses questionamentos, por exemplo:

– aumentar a produtividade dos funcionários em 20% até o final de ano por meio de aplicação de treinamentos online;

– alcançar o objetivo da companhia de aumentar o nível de satisfação do cliente em todas as empresas do grupo em 25% por meio de treinamentos a funcionários geograficamente dispersos até JUL/18;

– diminuir o tempo de treinamento de novos funcionários de 2 meses para 2 semanas até o final do próximo semestre;

– diminuir os custos de treinamento em 30% até o final do ano reduzindo despesas de acomodação, alimentação e deslocamento de alunos e instrutores.

#2 – Conheça seu público

Uma vez definida a necessidade, é hora de conhecer a fundo a quem o LMS deve servir. Isso faz toda diferença na hora de escolher a plataforma que oferece os melhores recursos, por exemplo:

– se você é uma instituição de ensino ou tem um público jovem a ser atendido, seu foco provavelmente estará em garantir engajamento do aluno por meio de gamificação, social learning, ferramentas colaborativas etc;

– se sua organização é composta por executivos atarefados, então talvez precise voltar seus olhos para soluções mobile;

– sua empresa está em vários países? Então é primordial que você tenha uma plataforma multi-idiomas.

E mais: você pretende atender parceiros ou vender cursos na sua plataforma? Considere as necessidades desses públicos.

#3 – Defina os requisitos de implementação

Aqui vamos tratar de especificações técnicas, funcionalidades, suporte da plataforma e orçamento. Nesta etapa pode ser importante envolver a área de TI de sua empresa para entender questões de segurança da informação.

Cada organização terá suas especificidades, mas algumas coisas são comuns a todas, por exemplo:

– certificados;

– relatórios;

– área de acesso para instrutores;

– integração de conteúdo de acordo com os padrões SCORM e TinCAN;

– diferentes perfis de acesso, de acordo com os papéis e responsabilidades de cada um.

Nesta etapa você já terá condições de optar por um LMS exclusivo, desenvolvido para suas necessidades e instalado no servidor da empresa, ou um LMS na nuvem (Cloud LMS).

Os custos envolvidos na aquisição de um LMS podem envolver: licença, implementação, customização e upgrades. Há algumas maneiras de se apresentar essa cobrança:

– por número de cursos disponíveis na plataforma, independentemente do número de usuários;

– por número máximo de usuários durante determinado período (mensal, semestral, anual);

– por usuários ativos na plataforma;

– por recursos ou módulos oferecidos (módulo Relatório, módulo Avaliação etc)

– licença perpétua.

Considere tudo isso no seu orçamento.

E, por último, mas não menos importante: cronograma! O tempo de conclusão deste projeto terá como base:

– tipo de LMS (um Cloud leva menos tempo);

– necessidade de customização para o seu negócio (quanto mais específico ou regulado o seu negócio for, mais tempo será investido aqui);

– disponibilização ou migração de materiais (se os cursos ainda serão produzidos ou se precisarão de ajustes para se adequar ao novo LMS. No mínimo, SCORM!).

#4 – Pesquisa de mercado

Agora que você conhece suas necessidades e suas limitações, veja o que o mercado oferece:

– faça benchmarking em empresas com necessidades parecidas com as suas;

– elabore um bom briefing com as informações que você apurou até aqui e chame os principais players de mercado para uma conversa;

– navegue no site desses potenciais fornecedores – geralmente já dá pra ter um “cheirinho” do sistema;

– peça um trial, sinta a experiência do LMS.

#5 – Avalie o LMS

Concluída a etapa anterior, você provavelmente tem dois ou três fornecedores que se encaixam no perfil que você busca.

Se o seu quadro de funcionários contempla um Analista de Implementação ou uma equipe especialista em treinamento, perfeito! Se não, busque um especialista para te ajudar nesse momento. Eu terei prazer em te ajudar nessa missão!

É importante que o maior número de áreas impactadas pela implantação do LMS participe dessa escolha, assim você já mitiga um dos principais riscos do projeto: não atender as necessidades específicas de um cliente interno.

Esse período de avaliação deve te trazer algumas respostas:

– Esse LMS atende as necessidades da organização?

– Qual o diferencial de cada fornecedor?

– Qual o custo da implementação? Lembre-se de considerar os custos indiretos.

– Quão flexível é o sistema?

– Faz integração com seus outros sistemas de gerenciamento?

– As atualizações e melhorias são frequentes?

– Qual o tempo médio de resolução de problemas?

– Qual o nível de suporte durante a implantação da plataforma?

– Como acontecerá a migração dos cursos e materiais que você já tem?

– As tarefas são essencialmente automáticas ou manuais?

#6 – Fechando negócio

Tenha em mente que escolher o melhor fornecedor entre suas opções é apenas metade do caminho (ou já é metade do caminho, se você vê o copo cheio!). Feito isso, agora é hora de:

Comunicar a decisão a todos os envolvidos;

Estabelecer um plano de ação e defina os papeis e responsabilidades de cada um dos envolvidos;

E, por último, sugiro que você avalie realizar a implementação por etapas, escolha uma escola de treinamento e siga em frente, mitigue riscos, aprenda com os erros e procure solucioná-los antes de passar para a próxima escola;

6 Erros comuns a serem evitados na negociação da Plataforma LMS

São muitos fornecedores oferecendo as melhores plataformas, por isso fique atenta para não cair em armadilhas.

#1 – Quero, posso, mas será que eu preciso de um LMS?

Nenhuma plataforma vai resolver todos os seus problemas, pior ainda se você não conhece todos seus problemas! Avalie a real necessidade de ter um LMS, tenha clareza sobre quais são os objetivos e estratégias de treinamento da sua empresa. Pense a longo prazo!

#2 – Não deu match!

Cada empresa tem necessidades específicas, não é porque uma organização usa o LMS XPTO que você deve optar pelo mesmo. Verifique se as necessidades da sua organização são plenamente atendidas pelo fornecedor.

#3 – Não pedir trial do LMS

Faça um test drive na ferramenta, perceba a sua lógica, navegabilidade e analise cada detalhe.  Caso o fornecedor se negue, descarte-o antes que seja tarde!

#4 – Evitar DR

Converse sobre os planos futuros do fornecedor, peça que ele apresente um road map das atualizações e melhorias da plataforma.

#5 – Não falar de dinheiro

Ter um LMS não é um investimento que se faz apenas uma vez, considere os custos decorrentes de novas versões e de customizações e melhorias específicas para o seu negócio. É comum que esses valores adicionais representem cerca de 25% do orçamento inicial.

Considere também o número de usuários que terão acesso à plataforma (sejam eles funcionários, terceiros ou clientes). Em geral esse é um fator que compõe o custo do serviço.

#6 – Quem vê cara, não vê coração

Não basta ser bonita, tem que considerar a interface com o usuário. Avalie se a navegação é intuitiva para seu público – aqui vale ressaltar que falo sobre alunos e sobre as pessoas que farão a gestão da plataforma.

Essas são os 6 erros mais cometidos na contratação um LMS. Agora que já os conhece, você está pronto para negociar a contratação de uma plataforma com fornecedores, de acordo com as necessidades da sua empresa.

Me conta ali nos comentários o que você achou desse post e se ele te ajudou de alguma forma.

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